Analiza SWOT

Nazwa metody pochodzi od pierwszych liter angielskich słów Strenghts, Weeknesses, Opportunities, Threats. Ich polskie odpowiedniki to siły, słabości, szanse albo możliwości i zagrożenia. Metoda jest jednym z narzędzi zarządzania, z kręgu tak zwanej analizy strategicznej. Można ją stosować nie tylko do świata organizacji, ale również do mniej formalnych zespołów i prac.

Ludzie podejmują się różnych przedsięwzięć, tworzą przedsiębiorstwa, szkoły, urzędy, kluby, partie towarzystwa. Wiele z nich jest dalekich od doskonałości, nie ma jasności, co się w nich dzieje, po co są, do czego zmierzają, dlaczego tak jest i co zrobić, żeby było dobrze. Metoda SWOT pozwala odkryć i wybrać, spośród chaosu, najważniejsze siły, słabości, możliwości i zagrożenia i w odniesieniu do nich określić istotne cele oraz działania. Już samo ich zestawienie wskazuje, że należy wykorzystywać mocne strony, wzmacniać i osłaniać słabe, omijać zagrożenia i wykorzystywać szanse. Uwieńczeniem metody jest :

• zwarty, syntetyczny opis organizacji dziś
• wizja organizacji w przyszłości
• skrócony opis drogi do osiągnięcia wizji, zestaw najważniejszych decyzji i prac

Szkieletem metody jest tabela, jak na rysunku poniżej. Przyjrzyj się, przeczytaj napisy w polu tabeli, komentarze, poszukaj liter S,W,O i T . Jak to zrobisz, przejdź do opisu kroków metody. Tabela i kroki metody tworzą całość.

W górnej części boczku tabeli wpisuje się szanse a w dolnej zagrożenia, również w kolejności od większych do mniejszych. Odkrycie szans i zagrożeń oraz ich znaczenia to prognoza.

Kroki metody

Czynności metody przedstawiam poniżej w dziewięciu krokach. Symbole graficzne, z prawej strony tekstu, ukrywają dodatkowe komentarze. Ukryte teksty zawierają uwagi przeznaczone dla osób znających podstawowe metody myślenia kreatywnego i nie są niezbędne do zrozumienia materiału z lewej strony. Opis wypłynie spod symbolu, gdy ustawisz nad nim kursor.

Strenghts, lista silnych stron organizacji, przestrzeń, maszyny, technologie, kasa, pracownicy, kultura organizacji, wizerunek, to co organizacja robi dobrze, jej przewaga nad innymi itd. Weeknesses, lista słabości, ograniczeń sprawności, obecnych i przyszłych Analizujemy jakie szanse i jakie zagrożenia dotyczą organizacji. Robimy to z czterech punktów widzenia, tworząc cztery pośrednie listy: 3.1 zmian ogólnych (politycznych, społecznych, ...) 3.2 zmian rynkowych 3.3 zmian konstrukcyjnych, technologicznych i materiałowych 3.4 sprzymierzeńcy i przeciwnicy, inne za i przeciw Opportunities. Szanse przepisujemy na trzecią listę Threats. Zagrożenia przepisujemy na czwartą listę Wybieramy po kilka najważniejszych elementów z każdej z list i nanosimy na tabelę SWOT Kojarzymy siły i szanse, siły i zagrożenia, słabości i szanse oraz zagrożenia i słabości. Posługujemy się tabelą jako układem odniesienia. Pamiętamy o celach organizacji i czasie. Tabela jest właśnie narzędziem do definiowania wizji organizacji w przyszłości, sposobów urzeczywistnienia tej wizji określenia problemów na drodze do jej osiągnięcia i rozwiązań tych problemów. Nad każdym z tych zagadnień zastanawiamy się kojarząc elementy główki i boczku tabeli. W ten sposób znajdujemy wiele celów i wiele potencjalnych problemów. Zapisujemy je. Nie musimy, jako organizacja sięgać po wszystkie cele i mierzyć się ze wszystkimi problemami ale powinniśmy je uporządkować według znaczenia dla organizacji. Wybrać najważniejsze cele, problemy i znaleźć ich rozwiązania. Określamy w ten sposób plan podróży organizacji od stacji dnia dzisiejszego do stacji osiągnięcia wizji. Dorobek analizy należy zapisać w formalnych dokumentach i powiązać z innymi dokumentami dotyczącymi strategii organizacji. Dokumenty są potrzebne, by z analizy korzystać. Postacie tych dokumentów są różne, zależą od kultury organizacji i metodyk zarządzania. Warto zrobić kilka "wycieczek" i obejrzeć dobre wzorce a potem pamiętać, że istotą metody jest odkrywanie. Dokumenty są tylko zapisem pracy, jej probierzem i naszą wizytówką.

Organizacje posiadają biznesplany, statuty i inny zbliżone dokumenty. Przynajmniej część celów organizacji powinna z nich wynikać. Czy odkryte w analizie SWOT są z nimi zgodne? Przykładowe cele organizacji: misja społeczna, przywództwo, kultura organizacji, wydajność, wzrost, stabilność oraz społeczna odpowiedzialność.

Klasyczna postać tabeli do analizy SWOT ma inną postać, taką jak obok na rysunku z prawej strony. Tabela składa się z czterech kratek. W każdą z kratek wpisuje się odpowiednio siły, słabości, szanse i zagrożenia. Już samo zapisanie ułatwia zrozumienie ich wpływu na organizację. To jednak mało. Warto zgłębić wzajemne zależności pomiędzy pozycjami i ich wpływ na cele organizacji. To jest bardziej naturalne, gdy pracujemy z tabelą z pozycjami S i W w główce oraz pozycjami O i T w boczku. Moim zdaniem, łatwiej jest, kojarzyć, notować i porządkować wyniki, w odniesieniu do tabeli z główką i boczkiem. Czy wobec tego należy odrzucić klasyczną postać. Nie, jedna i druga tabela jest tylko ramą do procesu myślenia.

Opracowanie analizy SWOT wymaga sporo czasu i wysiłku. W przypadku analizowania bardziej złożonych przedsięwzięć i organizacji są to dziesiątki i setki godzin. Można wielokrotnie skrócić ten czas, posługując się odpowiednim oprogramowaniem komputerowym. Oprogramowanie takie ułatwia zbieranie i porządkowanie informacji, ocenę ich znaczenia dla organizacji i w końcu umożliwia generowanie wykresów i i większych opracowań.

W internecie jest dużo o metodzie SWOT. Polecam opis   SWOT analysis method and examples, with free SWOT template ze strony Businessballs.com. Można tam zobaczyć gotowy klasyczny wzorzec i zapoznać się z technikami wspomagającymi. Można również przeczytać o powstaniu metody i jej twórcach.

Polecam również opis metody na stronie  Inwestujemy w wp.pl . Tu znajdzesz inny opis i elegancki przykład po polsku.

Jeśli trafiłeś tu z wyszukiwarki, wejdź na moją stronę i poczytaj o o rozwiązywaniu problemów. To pozwala na zrozumienie analizy SWOT na tle wiedzy o rozwiązywaniu problemów.